Compte rendu du Conseil d’Administration du 11 mai 2017:
Tournoi Cap Ste Baume : dimanche 4 juin 2017
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A Saint Maximin catégories M6, M8, M10 et M12.
- A Tourves pour les M14
12 clubs présents, 32 équipes.
Tournon, St Genis, La Rochette (Manosque), RC Lerins (Mandelieu), ASS Provence (Aix), Ollioules, Solliès Pont, RC Toulon, Six Fours, Rufus (Italie), Tourves, RSMXV.
Prévoir d’installer le grand écran avec la parabole pour retransmission de la finale du Top14 le soir (20h45).
4 tickets boisson offerts par volontaires et organisateurs du RSMXV + le repas.
Nous conservons les mêmes tarifs de boissons et repas que l’année dernière.
Virginie LEMOINE => Imprimer des tickets boisson, plat, frites offerts.
Clotilde BERTHELOT => Organisation des bénévoles
Simon EVELEIGH => Organisation sportive. Confirmation de la participation pour Gémenos et Trets.
Sport2000 offre les Tee-Shirt et quelques ballons.
Réunion bénévoles le vendredi 2 juin 19h00 au stade, Venez nous aider.
Tournoi à Tourves : Samedi 3 juin pour les M16
Point sportif :
Simon EVELEIGH => Planifier une réunion avec Tourves et Trets afin de discuter des conditions de la reconduction de regroupement pour la saison prochaine et des possibilités de rapprochement en séniors.
Simon EVELEIGH =>Planifier une réunion avec les éducateurs de toutes les catégories EdR et Pôle Jeunes afin de discuter des besoins et du ressenti de chacun.
Journée « amène un copain » :
Jessica JOSEPH-EDMOND => Invitation en préparation.
Point financier/ Partenaires :
1) La procédure pour stopper le contrat du photocopieur est engagée,
Reçu lettre recommandée de relance pour environ 14K€
Fabrice GILBERT => Vérifier si le club bénéficie d’une aide juridique avec notre assurance et RC. Prendre contact avec un avocat pour connaitre le cout possible d’une procédure.
2) Partenaires : trouver une personne ayant des compétences commerciales afin d’assurer le suivi des sponsors et éventuellement trouver de nouveaux partenaires
Nouvelle procédure de créations de licence :
Pour la saison prochaine, l’enregistrement des licences se fera par les adhérents eux même via internet, formation faite par Virginie LEMOINE.
Organisation et formation interne à mettre en place pour la saison prochaine.
Accès Président et Secrétaire général validé, procédure à expérimenter.
Questions diverses :
Proposition de Jessica JOSEPH-EDMOND pour l’utilisation d’une application “SPORTEASY” pour améliorer la communication avec les parents, possibilité de mise en place pour l’EdR. Voir le coût en comparaison des SMS groupés actuellement utilisés.
Sylvain LHÉRONDEL => voir coût SMS groupés.
Communication à l’ensemble des adhérents :
« Newsletter » envoyée via le gestionnaire du site internet en version html, bon retour, plus simple et plus lisible.
Site internet : tableau des niveaux d’habilitation validé, à mettre en fonction pour le suivi du minibus et le partage des données.
Volontaires : Jérôme JOULIA => voir la possibilité de faire une page bénévoles ou un reportage sur le site internet.
Courriel : Création d’adresses courriel dédiées :Pour la création de licence et pour les secrétaires des différentes catégories,
• intérêt : Identification directe de la fonction + historique conservé d’année en année (aujourd’hui ce sont des mails perso)
Nouvelle procédure de créations de licence :
Pour la saison prochaine, l’enregistrement des licences se fera par les adhérents eux même via internet, formation faite par Virginie LEMOINE,
Organisation et formation interne à mettre en place pour la saison prochaine..
EVENEMENT IMPORTANT
Le soir du tournoi de rugby du Cap Sainte Baume, le club de Saint Maximin propose la retransmission de la finale du TOP 14 sur grand écran.
Il y aura des possibilités de manger et de boire. C’est ouvert à tout le monde !
Venez Nombreux soutenir le RC TOULON
Bientôt dans votre boutique !!
DATES IMPORTANTES (détails sur le site)
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Tournoi de fin d’année EDR : Les tournois du 11 juin à Mandelieu pour les M08/M10/M12 et le Luc pour les M14 sont maintenus.
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Journée M08 : samedi 17 juin avec sortie sur Plan de Campagne. 11€/ enfant + le soir repas sur le stade avec les parents.
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Journée fête du sport à Bras : tournoi à 7 et ateliers le 24 juin pour les Cadets (M16)
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Match M14 : 20 mai, repas avant match au stade
Éric GAVARD => valider la faisabilité avec les bénévoles de la buvette.
Assemblée Générale du RSMXV : le Dimanche 18 juin à 10h00
Suivi d’un repas (auberge Espagnole) et activités diverses l’après-midi (match rugby tous âges, pétanque, belote, jeux, ...)
Virginie LEMOINE => réserver auprès de la mairie le terrain, 100 chaises, 15 tables, 5 tentes.
Congrès de la FFR
A Bourges vendredi 23 et Samedi 24 juin.
Tournoi Cap Ste Baume :
Date : dimanche 4 juin 2017, catégories M6, M8, M10 et M12.
Tournoi à Tourves : Samedi 3 juin pour les M16 et dimanche 4 juin pour les M14.
Organisation des 10 ans du club en 2018 :
Date des festivités : Week-end du 9-10 juin 2018 (le Tournoi Cap Ste Baume sera le 20 mai 2018)
Afin de définir le type d’actions qui seront menées et les moyens à mettre en place, il est nécessaire de faire appel au volontariat afin de créer un « comité d’organisation » et de nommer un coordinateur. Premières idées sont arrivées sur la “boîte à idée” dédiée sur le site https://rsmxv.fr/.
LE CLUB A BESOIN DE VOUS :
VOTRE CLUB, le RSM XV ne cesse de progresser, aujourd’hui c’est plus de 250 licenciés et désormais des équipes dans toutes les catégories possibles.
Bien entendu cet essor fait appel aux bonnes volontés des partenaires, dirigeants, éducateurs, bénévoles actuels. Mais nous avons toujours besoin d’étoffer ce groupe. On a tous un peu, beaucoup de temps à consacrer passionnément, à la folie à son club de Rugby préféré. N’hésitez pas à contacter le secrétariat du club au 06 83 44 18 68 ou contact@rsmxv.fr qui vous orientera vers la responsable des bénévoles pour vous inscrire, indiquer vos disponibilités, vos desideratas et vos compétences.
N’hésitez pas à venir également partager votre bonne humeur.
Le club cherche notamment :
• Une couturière pour agrandir l’encolure de quelques maillots des M8-M10, contactez Jessica JOSEPH-EDMOND (je.jessica@hotmail.com 06.66.93.47.37).
• Deux personnes pouvant gérer la boutique du club.
• Des bénévoles pour l’organisation des 10 ans du Club.
• Il est urgent de trouver une personne ayant des compétences commerciales afin d’assurer le suivi des sponsors et éventuellement trouver de nouveaux partenaires
